請求書払いとは？メリットやデメリット、代行サービスを解説

事業者間の取引においては、請求書払いを求められるケースが少なくありません。一方で、これまで請求書払いを取り入れていなかった事業者さまにとっては、どのように対応すればいいのか迷ってしまうケースも多いのではないでしょうか。

今回は、請求書払いの概要や請求する側・支払う側にとってのメリット・デメリットについてわかりやすく解説いたします。便利な代行・代替サービスについても解説していますので、ぜひ参考にしてください。

請求書払いとは？

請求書払いとは、請求書にもとづいて指定された日に代金をまとめて支払うことを指します。「掛け払い」と呼ばれる後払いの決済方式においては、請求書のやりとりが発生するのが一般的です。

請求書払いの大きな特徴として、一定期間に発生した取引について代金をまとめて支払う点と、実際の取引と支払いとのあいだにタイムラグが発生する点が挙げられます。したがって、請求書を発行する側は、売掛金を確実に回収するとともに、支払う側は指定された期日までに漏れなく正しい金額を支払うことが重要です。

請求書払いの流れ

請求書払いは、どのような流れで行われるのでしょうか。ここでは、請求書払いの基本的な流れを解説いたします。

1. 与信審査

初めて取引する事業者の場合は特に、契約書を取り交わすにあたって与信審査を行う必要があります。取引先の支払い能力を確認したうえで、取引を進めるのが妥当であるかを確かめておかなくてはなりません。

与信審査では、取引先の財務諸表や他社との取引状況を確認することもあれば、調査会社に調査を依頼することもあります。相手先の与信に応じて、与信枠や与信の有効期間を適切に設定することが重要です。

2. 請求書発行

物品の納品や役務の提供の完了後、発注書や注文書などの情報にもとづいて請求書を発行します。請求書には、以下の項目を記載するのが一般的です。

請求書の必要事項

これらの情報を記載した請求書を、電子メールや郵送などで請求先へ送ります。

3. 入金消し込み

請求書を発行してから実際に入金されるまでには、タイムラグが発生します。請求書が発行された時点では、売上は「売掛金」として仕訳されるため、実際に入金された際には入金消し込みを行わなくてはなりません。入金消し込みとは、記帳されている金額と実際に入金された金額が一致していることを確認し、入金済みの取引として記帳することを指します。

入金された金額が請求内容と食い違っていたり、指定日までに入金されなかったりした場合には、取引先への問い合わせや督促をする必要があります。

4. 督促・代金回収

買い手企業に問い合わせた結果、入金忘れや何らかの手違いによる金額相違または未入金だった場合、問題なく入金されるケースがほとんどです。
ただし、なかには取引先の経営状態が悪化していたり、意図的に支払いを拒んでいたりするケースもないとは言い切れません。こうしたケースでは、督促や法的手段によって代金を回収することになります。

請求書払いのメリット・デメリット

請求書払いには、主に以下のようなメリット・デメリットがあります。

請求書払いの主なメリット・デメリット

それぞれのメリット・デメリットの詳細については後述いたします。

代金を請求する側のメリット・デメリット

請求書払いを取り入れることによって、請求する側の事業者にとってメリット・デメリットが生じることが想定されます。それぞれ、どのようなものがあるのか詳しく見ていきましょう。

メリット：請求と回収をまとめられるので、業務負担を軽減できる

請求する側にとって、代金の請求と回収をまとめて行うことは業務負担の軽減につながります。取引の都度代金を支払う方式にしていると、取引が頻繁に行われているようなケースでは入金確認が煩雑になりがちです。
一方、請求書払いにすることで、月1回などあらかじめ決めた頻度で請求業務を処理できます。代金の回収に関しても、一定期間内の取引で発生した代金がまとめて入金されるため、経理担当者の負担が大幅に軽減されることは明白です。

デメリット：与信審査が必要

請求書払いによる取引を行うには、相手先事業者の与信を審査する必要があります。特に、初めて取引する相手先の場合、請求金額に対して支払い余力が十分にあるかどうかを確認しておかなくてはなりません。
与信審査を適切に実施するには多くの情報を参照する必要があることから、時間と労力のかかる工程となることは必至です。

デメリット：代金が未回収になるリスクがある

取引自体は成立していても、代金が未回収になるリスクがあることも請求書払いのデメリットといえます。商品の納品や役務の提供が完了し、請求書を発行し終えていたとしても、実際に請求額が入金されるまで売り手の利益は確定しません。万が一代金が未回収になれば、取引に費やしたさまざまな費用は損失となってしまいます。
こうした事態に陥らないようにするためにも、与信審査を適切に行うとともに、確実に代金を回収するための取り組みが必須です。

代金を支払う側のメリット・デメリット

代金を支払う側にとって、請求書払いにはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。主なメリット・デメリットには、以下のような点が挙げられます。

メリット：支払いをまとめられるので、業務負担を軽減できる

取引のたびに金銭のやりとりが発生しないことは、代金を支払う側にとっても大きなメリットといえます。高頻度で取引を行う場合は特に、商品やサービスを注文するたびに支払いが発生するようでは多大な業務負担となりかねません。
例えば、月1回の支払いにまとめることで、経理担当者の業務負担を大きく軽減できます。

メリット：資金繰りに余裕ができる

一定期間の取引で発生した代金をまとめて支払うことは、資金繰りの余裕をもたらします。次回の支払いが合計いくらになるのかあらかじめ把握できるため、資金繰りの計画が立てやすくなるからです。
都度払いで取引した場合、現状の取引合計額がいくらになっているのか把握しきれなくなる恐れがあります。

また、支払いの頻度が下がることは、振込手数料の節減にもつながります。高い頻度で取引が行われているようなケースでは、長い目で見ると振込手数料の負担は決して看過できるものではありません。一定の頻度でまとめて支払うことにより、振込手数料の負担が軽減される点もメリットのひとつです。

デメリット：与信審査への対応が必要

請求書払いによる取引では、売り手による与信審査が行われることが想定されます。場合によってはヒアリング調査が実施されることもあるため、買い手側として対応が求められるのは必至です。
仮に、自社の与信に不安な点があるとすれば、請求書払いに応じてもらえない可能性もあります。どのような経営状態においても必ず請求書払いが可能とは限らない点がデメリットのひとつです。

デメリット：支払いをしなかった場合は、信用を損なう

請求書払いでは、請求書を受領してから実際の支払い期限までのタイムラグが発生することから、指定された日までに確実に支払うよう、厳格な管理が求められます。もしも何らかの理由で支払いをしなかった場合は、取引先の信頼を損なってしまうおそれがあるため注意が必要です。
受領した請求書を管理し、確実に支払うための仕組みや運用方法を構築しておくことが求められる点は、請求書払いのデメリットといえます。

請求書払い代行サービスを利用するメリット・デメリット

請求書払いのデメリット対策として、請求関連のさまざまな業務を代行してもらえる「請求書払い代行サービス」を利用するのもひとつの方法です。

請求書払い代行サービスの代表的なメリット・デメリットには、以下のようなものがあります。

請求書払いの主なメリット・デメリット

メリット：請求書払いに関する負担が減り、生産性が向上する

請求書払い代行サービスを利用することで、請求書払いに関する業務負担が軽減します。一例として、以下に挙げるような業務の依頼が可能です。

＜請求書払い代行サービスに委託できる業務の例＞

• ・与信審査
• ・請求書の発行
• ・代金の回収
• ・入金管理
• ・未入金時の督促

こうした業務を委託することにより、営業担当者や経理担当者はより重要度の高い業務に専念しやすくなります。結果として、生産性の向上に寄与する点が大きなメリットです。

メリット：代行サービスの与信審査システムを利用できる

請求書払いにおいて、与信審査は大きな負担となりかねない業務のひとつです。請求書払い代行サービスを利用することにより、サービスの一環として与信審査システムを活用できます。
取引先の与信をスピーディーかつ適切に審査してもらえるため、自社独自の与信審査フローを構築する必要がありません。与信枠に応じた適切な提案が可能になるため、ビジネスチャンスを逃すリスクを抑えられます。

メリット：迅速な対応で、取引先に喜ばれる

与信審査から請求書の発行までの期間が短縮されることにより、取引先への迅速な対応が可能になります。書類によるやりとりを何度も繰り返すこともなくなり、取引先の負担が軽減することも大きなメリットです。請求業務が迅速化することでタイムラグを最小限に抑えた対応が可能になり、多くの取引先に喜んでいただけるでしょう。

メリット：未回収保証や立て替えを利用できる場合もある

請求書払い代行サービスによっては、未回収保証や立て替え払いといったサービスを利用できる場合もあります。未回収保証とは、売掛金が回収できない事態に陥った際に請求金額分を保証してもらえるサービスです。未回収保証や立て替えを利用することにより、売掛金の未回収が発生することによる損失を防げます。請求書払いを採用するにあたって懸念点となりやすい未回収リスクを抑えられることは、大きなメリットです。

デメリット：導入費用や手数料が発生する

請求書払い代行サービスの主なデメリットは、導入費用や手数料が発生することです。導入費用や手数料は代行サービスごとに異なるため、それぞれ比較検討しておくことが大切です。

ただし、請求書払いに必要なリソースを自社で確保する場合にも、コストがかかる点を考慮する必要があります。システムの導入費用やランニングコスト、業務遂行にかかる人件費などを総合的に踏まえたうえで、請求書払い代行サービスを利用するほうがコストを抑えられるようであれば、代行サービスを導入するのが得策です。

請求書払いの代替サービス

請求書払いの代替サービスとして、メールリンク型サービスが挙げられます。メールリンク型サービスとは、商品購入手続きの際にメールやSMS、QRコードを通じてお客さまへ決済URLを案内し、クレジットカード決済処理を行っていただく仕組みのことです。
決済代行会社が提供する決済画面へ直接遷移するため、代金を請求する側は自社で決済システムを構築する必要がない点が大きなメリットといえます。請求書の発行が取引上必要でない場合には、メールリンク型サービスを活用するのもひとつの方法です。
メールリンク型サービスの仕組みをまとめると、以下のようになります。

メールリンク型サービスの仕組み

メールリンク型サービスについては、以下のページで詳しく説明しております。
メールリンク型サービス | SBペイメントサービス

請求書払い導入をご検討の方は、SBペイメントサービスへ

請求書払いの導入を検討している事業者さまには、SBペイメントサービスへのご相談をおすすめします。SBペイメントサービスでは、NP掛け払いや請求書クラウドの説明とご紹介、またメールリンク型サービスといった幅広い決済方法をご利用可能です。請求書払いはもちろんのこと、そのほかの決済方法に関してもまとめて依頼できるため、多彩な決済方法を手間なく導入できます。

SBペイメントサービスでは、事業者さまの決済に関する課題の解決に向けて幅広くご相談に応じています。決済を効率化したい事業者さまや、請求書払いの仕組みを取り入れたい事業者さまは、ぜひSBペイメントサービスにご相談ください。

よくあるご質問

Q.

請求書払いのメリットは？

A.

請求書払いを導入することにより、請求する側は請求・回収をまとめられ、業務負担を軽減できます。また、支払う側は支払いをまとめられることに加え、一定期間内の取引で発生した代金をまとめて支払うことになるため、資金繰りに余裕ができる点もメリットです。このように、請求書払いは請求する側・支払う側の双方にメリットをもたらす仕組みといえます。

Q.

請求書払いのデメリットは？

A.

請求書払いでは、買い手側の与信審査が必要になるため、請求する側・支払う側の双方にとって対応が必要になります。また、取引と入金とのあいだにタイムラグが発生することから、請求する側にとっては未回収の可能性がある点、支払う側にとっては支払いができず信用を損なう可能性がある点がデメリットです。請求する側のデメリット対策として、請求書払い代行サービスやメールリンク型サービスの導入が挙げられます。

その他のご不明点はFAQ よくあるご質問をご確認ください。

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